Aus einer Arztpraxis erhalte ich jedes Jahr eine Weihnachtskarte, die ein sehr freundliches Referenzschreiben für mich darstellt. Siehe in den News die Schreiben der letzten Jahre. Auch für 2020 habe ich ein aktuelles Referenzschreiben erhalten.
Hierüber freue ich mich natürlich jedes Jahr sehr. Dieses Schreiben zeigt, egal in welcher Situation, die Erreichbarkeit und der Service sind für das Ärzteteam jedes Jahr ein Grund zum Lob.
Im Jahr 2020 wurde die externe Telefonie angepasst, einer der alten ISDN-Amtsanschlüsse wurde ersatzlos gekündigt und nun endgültig von einem easybell SIP-Trunk ersetzt. Dies erhöht die Erreichbarkeit der Praxis deutlich. In den Gesprächsdatensätzen der Anlage konnte man erkennen, dass nach der Umstellung etwas mehr als 30% mehr Gesprächsaufkommen vorhanden war.
Ich plane Anlagen immer mit Reserve und rechne bei der Planung bereits weitere Amstakanäle ein, da viele Ärzte diese im Nachhinein wünschen. Hier macht es keinen Sinn, die Anlage direkt beim Aufbau schon auf der maximalen (Ausbau-) Stufe zu betreiben.
Dies ist übrigens nicht die einzige von mir betreute Arztpraxis. Ich betreue viele Arztpraxen und die meisten haben erkannt, dass automatisierte Systeme den Ablauf in der Praxis deutlich verbessern. Rezept- und Überweisungswünsche können bei schwacher Auslastung erledigt werden und müssen nicht mehr sofort entgegengenommen werden. Inforamtionen zur Sicherheit (Praxisbezogene Corona Regeln), Informationen zu Impfungen, all jenes kann man über ein automatisiertes System einfach abbilden. Somit sind Ihre Mitarbeiter frei für das wichtige: für die Patienten. Diese müssen nicht 15-20mal am Tag die selben Angaben wiederholen.
Für Ihre Praxis gibt es hier mehrere Lösungsmöglichkeiten:
angefangen von der einfachen Lösung, dem „Text vor Melden“ über „Voice-Mail-Systeme“ bis hin zur „automatischen Zentrale“.
Beim „Text vor Melden“ haben Sie die Möglichkeit den Patienten auf einfache Art wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. Viele Arztpraxen nutzen diese Funktion einfach nur, um den Patienten zu zeigen: wir sind da, es dauert aber bis jemand an das Telefon gehen kann.
Bei den „Voice Mail Systemen“ haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten per E-Mail zu erhalten, somit können Sie die Patientenwünsche abhören, wenn es die Situation gerade erlaubt. Dies wird oft für Rezepte und Überweisungen genutzt. Ebenso genutzt wird diese Funktion in verbindung mit der
„automatische(n) Zentrale“, hier haben die Patienten die Möglichkeit Ihren Wunsch durch einen Tastendruck genauer zu definieren und Sie haben die Möglichkeit, manche Wünsche bereits mit einer vorgefertigten Ansage im „Voice-Mail-System“ zu beantworten. Dazu gehört in der derzeigen Situation oft die vielgestellte Frage nach Impfterminen. Wir verwenden Telefoniesysteme des Herstellers Auerswald
Wenn dies Ihr Interesse geweckt hat, wenden Sie sich gerne an mich.